关于做好2018年度归档工作的通知
华南农办〔2019〕23号
各学院、部处、各单位：
根据学校档案工作要求，凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属华南农业大学档案，均需按时向档案馆移交保存。为了做好2018年度我校形成和处理完毕的各门类档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、加大收集工作力度，确保归档文件齐全完整
各单位要根据《华南农业大学档案工作管理办法》（华南农办〔2010〕129号）、《华南农业大学电子文件归档管理办法》（华南农办〔2010〕112号）和《关于印发<华南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表>和<华南农业大学电子文件归档范围及保管期限表>的通知》（华南农办〔2017〕133号）要求，认真做好本单位职能活动中形成的文件材料的收集整理工作，确保文件材料齐全完整。根据近年上级有关文件精神，要特别加强对归档材料电子版的收集，推动纸质文件与电子文件同步归档“双套制”工作开展。
二、加强领导，精心组织，按时完成归档任务
各单位要高度重视文件归档管理工作，分管档案工作的领导及兼职档案管理人员要集中精力、集中时间组织好文件材料的整理归档工作，解决好归档工作中存在的实际问题，确保各类文件材料齐全完整按时归档，做到“应收尽收、应归尽归”，保证归档材料全面客观地反映学校每项重要工作的全貌。各单位主要归档范围及具体移交时间见附件1。
三、归档要求
（一）纸质档案归档要求
各单位在进行材料归档移交时必须同时移交纸质版和电子版目录，档案馆将按照目录清单验收材料，目录格式见附件2。
（二）电子文件归档要求
1. 已完成系统对接在线归档接口测试的单位，请做好接口使用人员培训，对历史条目数据分批推送归档，对新增条目数据办结实时或阶段归档（不超过2个月）。
2. 没有系统、系统没有电子文件生成功能或者系统虽能批量生成归档电子文件但未完成归档接口测试的单位，请以刻录光盘的方式脱机归档。
光盘要求：Excel格式的电子文件登记表（含目录，见附件2）、PDF和word两种格式的同一文件。原则上一文一件，成套文件可建子文件夹。
归档的电子文件按有关规定是印章齐全的PDF格式文件。如前端业务系统还不能生成命名规范符合归档要求的PDF格式文件，请升级业务系统或将纸质档案扫描成电子版归档。没有扫描条件的单位，请联系档案馆并送纸质件到档案馆扫描，档案馆提供设备条件和技术指导。
3. 各单位在做业务管理系统新建、扩展功能和升级时需将电子文件归档功能纳入需求，在合同编制阶段即应加入相关条件内容，包括系统应当具备电子文件及其与之相关联元数据的管理及定期归档功能；电子文件及其元数据归档格式应采用符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求；乙方应免费将需归档的电子文件和元数据对接到学校数据平台，且免费提供系统与学校数字档案资源共享平台对接的集成接口。
4. 请各单位在规定的时间内做好归档工作。按年度归档的纸质档案实体及电子光盘的移交工作要求于2019年5月30日前完成，本科毕业生学籍成绩、研究生学位材料等按学年归档的档案材料应于年底前完成（届时另行通知）。
联系电话：85280020（文书档案室）、85286052（科技档案室）
特此通知。
附件：1．各单位归档主要内容及归档时间一览表
2. 华南农业大学各类档案移交表格式及示例
3. 关于印发《华南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表》和《华南农业大学电子文件归档范围及保管期限表》的通知（华南农办〔2017〕133号）
华南农业大学
2019年3月27日
公开方式：主动公开
华南农业大学校长办公室 2019年4月2日印发
